为加强学院会议室管理，确保会议室的规范、有效使用，特制定本管理方法。具体内容如下：

1.会议室是学院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括智能化办公系统对外公开预约的会议室。

2.会议室由院党政办统一管理，学院物业协助。学院党政办负责使用调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许，任何部门和个人不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

3.会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需至 0-310 室根据会议室登记表的安排申请使用相应的会议室，填写相应的申请表，包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，登记表一份备案一份盖学院章后交物业管理部。

4.物业管理部协助会议时的管理，包括开关门、投影、提供饮水用具、安全监控，使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。

5.会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，如有损坏照价赔偿。会议使用人最后须与物业部完成好交接工作。

6.严禁涉及商业的各类活动。

7.本暂行办法自 2013 年 2 月 20 日起实行。

根据上海交通大学、必威、物业公司签订的《物业管理服务合同》和招标书内容及项目特点，特制定学院维修规定：

1.涉及到学院公共走道、公共照明、消防楼道、房屋屋顶、供电系统、安全防范系统、给排水系统及公共设施的维修，费用低于人民币 300 元属于物业公司维修范畴，公共区域维修费用高于人民币 300 元则由校方相关维修方维修处理。

2.涉及到实验室维修事项，由报修人和仪器平台管理相关负责人在维修单上签字确认；院办公室维修事项由学院行政主任在维修单上签字确认。

3.实验室或院办办公室涉及更换材料的，则在实验中心管理处领取。物业收取相应的人工费。

4.物业接单后将第一时间到达现场，属于维修范畴将及时修复；范畴之外的将控制住状态，必要时紧急处理及防护，随后报相关方维修。

5.维修单维修项目和金额每季度汇总至院方，分办公室和实验室两部分，并提供相关维修单用于报帐复核。

6.空调维修：大金空调由物业联系客服单位进行维修，分体式空调统一由学院实验中心登记负责维修处理。

7.电梯维修：发生电梯故障报修，物业客服第一时间联系电梯维保单位，维修完毕后物业负责跟进维修结果，并监督维保方日常养护事项。