一、因公出国（境）报销流程：

my.sjtu.edu.cn登录>>服务大厅>>国际交流>>因公出国(境)总结和报销申请

特别提醒：

1、请在回国后尽快前往学校出入境中心，交回公务护照。需完成护照交还后，才能发起报销申请。

2、提交交我办报销申请审批结束后，须出访人本人在“待办事项”操作确认后，经办人才能进行财务预约（点击申请右上角自动跳转财务系统）。

 

* 因出国申请为全过程管理，故所有人申报人，无论最终是否出访、是否要求报销，每个出访任务都需登录my.sjtu.edu.cn，在“国际交流”项下选择“因公出国（境）总结和报销申请”，完成总结报销流程（未出访只需简单勾选），这样您才可以正常发起下次申请。

 

二、报销所需材料：

1. 出国（境）任务批件

（请见出访前系统自动发的邮件，发件人为："上海交通大学出入境管理与服务中心" <cgknotice@sjtu.edu.cn>）

2. 预约报销单

3. 有效费用明细票据：国际机票（含《航空运输电子客票行程单》或增值税发票及网上订单）、住宿费票据、国际会议注册费票据、签证费票据、保险费票据等

4. 特殊情况的说明证明资料（如外航说明等）

5. 出访总结

 

三、可报销费用包含：

国际旅费（机票款）、城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费、签证费、必需的保险费、防疫费、国际会议注册费等。

审核要点：暂借伙食费、公杂费需附批件原件；暂借机票款需附批件复印件及详细订单（时间、乘客、起迄、金额等信息齐全），且机票款不能进卡，只能汇给航空公司或代理订票机构，购买国外航空公司机票的须附情况说明（院系部门盖章、主管/项目负责人签字）。

 

四、报销所需凭证：

机票电子行程单（代订发票需附明细订单，外航机票需附说明）、护照首页和签证页、出入境页（不强制要求，可用登机牌代替），住宿、保险、邮寄等发票。

再次提醒：报销申请前请务必确认批件计划正确，如需要更改，请于出访前完成更改批件申请，否则报销将被驳回，走修改批件流程。

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因公出国（境）报销问题Q&A

1. 暂借因公出国（境）费用需要哪些材料？

暂借生活费（伙食、公杂、住宿）需提供：批件原件、预约出国借款单、暂借经费凭单。

暂借机票款需提供：批件复印件、机票行程单、预约出国借款单、暂借经费凭单。

提示：暂借机票款只能对公汇款，即汇款至航空公司或第三方代理公司的银行账户。

 

2. 在携程、去哪儿网等代订的机票或住宿费，可否凭A4纸打印的订单报销？

通过国（境）内公司代订机票、住宿的，报销时需提供正规增值税发票，不得以其境外分支机构名义提供的Invoice、Receipt、机票订单、支付记录等材料替代。    

 

3. 在境外机构购买机票能否凭订单加支付记录报销？

通过境外机构购买机票，可凭Invoice、Receipt报销，也可用机票订单连同支付记录申请报销。    

 

4. 能否购买外航机票？

根据财政部、外交部有关因公临时出国经费管理办法规定，应优先选择由我国航空公司运营的国际航线，但确实由于航班衔接等原因需选择外国航空公司航线的，需要提供一份外航说明，注明购买外航机票原因，经审批后报销。    

 

5. 租车费可以报销吗？

往返不同城市、国家（地区）需租车的，可凭租车票据和租车订单报销。另，非跨城的市内交通费以公杂费补贴的形式发放，不再按票据报销租车、地铁、公交车、出租车、轮渡等市内交通费用。    

 

6. 会议指定酒店住宿费比标准高怎么办？

原则上应当按照规定的住宿费标准执行，如对方组织单位指定或推荐酒店，请提供会议指定酒店通知，明确注明为会议指定酒店的，住宿费可据实报销。    

 

7. 保险费可以仅凭保单报销吗？

保险费报销除了保单，还需提供正规的增值税发票。    

 

8. 临时取消出访，但是产生了会议注册费怎么报销？

如果临时取消出访，凭Invoice或Receipt预约报销会议注册费即可。    

 

9. 如团组出访人员为2人以上，需要单独报销，但出国（境）任务校内批件的原件只有一份怎么办?

出国（境）任务校内批件的原件需要放在第一位出访人的报销材料中，其他团组人员单独报销时，提供批件复印件并注明原件所在的预约单号即可。    

 

10.因公出国（境）30天以下（含30天）的生活费标准是什么？

由于各个国家或地区的标准不同，您可在校园网内（校外使用VPN）登录上海交通大学财务计划处官网，在右上角的智能搜索栏中输入：上海交通大学因公临时出国（境）经费管理办法。    （http://www.jdcw.sjtu.edu.cn/sj_content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1053&wbnewsid=1770）    

 

11.因公出国（境）30天以上的生活费标准是什么？

30天以上生活费（伙食费、公杂费及住宿费）是以包干补贴性质报销的。    

您可在校园网内（校外使用VPN）登录上海交通大学财务计划处官网，在右上角的智能搜索栏中输入：关于印发《上海交通大学因公临时出国（境）经费管理办法》的补充规定的通知。（http://www.jdcw.sjtu.edu.cn/sj_content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1053&wbnewsid=1771）    

 

提示：请务必保持出访行程与申报行程的一致，包括出访时间、访问城市（线路）、经费来源等，如发生与批件内容不符的，则无法正常报销。